Captación y coordinación del voluntariado.

Definir los perfiles y funciones.

Para una gestión interna eficaz es fundamental contar con un plan claro para la captación y coordinación del voluntariado. Algo esencial para la gestión interna es conocer con detalles qué papel debe de tener cada persona voluntaria. Para ello, un buen ejercicio es crear una tabla con los distintos “puestos de acción voluntaria”, donde se detalle cuántas personas se necesitan en cada uno, las capacidades que deben de tener y sus funciones.

A continuación, se muestra un ejemplo de ello. Tanto los perfiles como las funciones se describen de una forma muy general, pero es conveniente que sean algo más específicas.

Es posible que se deban incluir más puestos de acción voluntaria en el proyecto, y en el futuro, si se crea una asociación, también habrá que definir los puestos de secretaría, tesorería, etc. Por otro lado, es muy común que alguien deba asumir más de un puesto de acción voluntaria al mismo tiempo por falta de personas, pero supone un gran desgaste y quien mucho abarca… poco aprieta. Por lo que es importante que la situación no dure mucho tiempo.

También puede ocurrir que un puesto pensado para una sola persona sea ocupado por dos, por ejemplo, los de coordinación. Para que esta forma de trabajar funcione es fundamental que se repartan las funciones del puesto para no duplicar el trabajo y deben tener una comunicación constante, tanto para organizarse como para compartir cómo se sienten.

Captación del voluntariado.

Normalmente, el proyecto comienza con personas que ya se conocen entre sí, pero en algún momento será necesario que vayan entrando personas hasta entonces desconocidas. Realizar una captación de voluntariado continua en el tiempo es una de las tareas más difíciles, no por ser la más compleja, sino porque necesita de mucha constancia y puede llegar a ser algo desmotivadora.

¿Por qué una captación continua? Un gran error suele ser pensar en la captación sólo cuando se necesita a más voluntariado de forma urgente, una de las grandes desventajas de hacer esto, es que quien entre será por el impulso de ver la necesidad, pero la mayoría de estas personas no suelen comprometerse a largo plazo.

Se debe intentar que quien entre lo haga de forma meditada y esto no se consigue de un día para otro.

Lo que mejor suele funcionar para captar voluntariado es el boca a boca, pero también vienen bien acciones presenciales y online.

Comenzando con las captaciones “físicas” o “presenciales”, hay distintas opciones, que van de menor a  mayor complejidad…

(1) Colocar cartelería en sitios estratégicos.

(2) Repartir la cartelería y dar una pequeña explicación.

(3) Montar un stand en un sitio de interés y hacer dinámicas para atraer la atención y transmitir los objetivos o la metodología del proyecto.

Desde la aparición de internet, y en especial las redes sociales, son también muy útiles las captaciones online. Es esencial que antes de publicar nada se piense bien qué se quiere transmitir, cómo llegar al público objetivo y especialmente, cuánto tiempo se le podrá dedicar a la acción en concreto.

Por ejemplo, no es lo mismo abrirse una cuenta en una red social como Instagram o Tik Tok, donde se debe subir contenido periódicamente, o realizar una captación por Whatsapp mediante un texto, imagen o vídeo. Ésta última sólo llevará el tiempo de preparar ese contenido y enviarlo a los grupos o personas de interés.

Es importante que al realizar las captaciones se tenga en cuenta a todo el voluntariado del proyecto o entidad, y es que cuantas más personas tomen parte, su alcance se multiplicará exponencialmente. Puedes encontrar más estrategias en el apartado 7 sobre la difusión del proyecto.

En la captación de voluntariado hay que practicar y aprender con los errores. A veces salen bien y otras no tienen ningún resultado. Lo esencial es ser constante. Como se decía antes, es un proceso que puede resultar desmotivador, ya que las personas que entren no dependen sólo del número de captaciones que se hagan, también de la situación social, de otros proyectos que puedan aparecer, etc.

Una forma de evitar desilusiones, es siempre basar la actividad del proyecto en el número de voluntariado que hay al inicio de cada trimestre.

Acogida al voluntariado.

Cuando alguien se interesa por el proyecto, normalmente contactará por email o teléfono con la persona responsable. Tras el primer contacto es probable que sea el momento de hacer una entrevista individual (o grupal si hay demasiadas solicitudes).

Es recomendable tener un protocolo para las entrevistas y seguir siempre los mismos pasos. La entrevista puede ser corta (15 minutos) o larga (1 hora), pero es fundamental que la persona responsable termine la entrevista sabiendo lo siguiente:

(1) Qué le motiva a la persona interesada a hacer voluntariado.

(2) Qué competencias tiene para el puesto de acción voluntaria.

(3) Qué disponibilidad tendrá a corto plazo.

Por otro lado, a la persona interesada se le debería comunicar:

(1) La organización y objetivos del proyecto.

(2) Las funciones a realizar.

(3) Las principales normas a seguir.

A veces se opta por admitir a las personas interesadas cuando termina la primera entrevista, para ello es conveniente rellenar unos documentos legales. En el apartado 11 sobre aspectos legales y de confidencialidad encontrarás los detalles del proceso.

Aun así, nuestra recomendación es siempre dejar unos días para que la persona interesada se lo piense y valore si realmente tiene disponibilidad y ganas de comprometerse. En el siguiente enlace podrás encontrar contenido sobre la captación y coordinación de voluntariado.

Acompañamiento al voluntariado.

Al menos una persona debe ser responsable de acompañar tanto al voluntariado que comenzó con el proyecto como a las nuevas personas que se van incorporando.

Puede ser la misma persona encargada de planificar las captaciones, realizar las entrevistas, el papeleo, etc. Pero si esta persona no está en la actividad diaria, es mejor que sea alguien que vaya a tener un trato más periódico y cercano.

Un buen acompañamiento debería estar compuesto por las siguientes piezas: comunicación, seguimiento, formación, evaluación, participación y reconocimiento.

Cada persona del proyecto comunitario tendrá distintas necesidades en un mismo momento, pero lo ideal es que todas puedan recibir un acompañamiento formado por esas piezas.

Desafortunadamente, las personas responsables y en especial la directora no tendrán a nadie que les cuide o acompañe, y por ello es importante que se reúnan periódicamente para hablar de lo que sienten. ¡Ir a tomar algo también es una opción!

Metodologías para fomentar el relevo y consolidar el proyecto.

Además de tener al menos a una persona que acompañe al voluntariado, implantar distintos hábitos puede ayudar a conseguir dos de los retos más importantes para el futuro del proyecto: lograr un buen relevo y tener un equipo consolidado para formar una asociación.

A menudo la dificultad en un proyecto surge, no por falta de personas en general, sino por falta de personas que estén dispuestas a asumir puestos de dirección.

Es bueno afrontar este reto a diario, y no sólo cuando las personas con puestos de responsabilidad ven cerca su salida del proyecto. Para ello, hay que crear hábitos que fomenten la participación del voluntariado en todas las actividades del proyecto, es decir, reducir la brecha entre la actividad y el área de gobierno.

Hay muchas recetas para reducir esta brecha, pero en todas es esencial que quienes apuesten por ellas no sean sólo las personas que acompañan al voluntariado, sino todas las personas con puestos de responsabilidad. Algunas de estas recetas pueden ser:

(1) aplicar acciones de transparencia, como por ejemplo enviar el acta de las reuniones de la dirección.

(2) Abrir estas mismas reuniones para que pueda ir quien quiera y claro, animarles a participar en ellas (no te preocupes, será raro que vayan demasiadas personas).

(3) Preguntar al voluntariado, de manera privada, sobre cuestiones importantes.

(4) Formar pequeños equipos de trabajo para trabajar algún reto.

(5) Promover actividades de ocio entre el voluntariado y así estrechar amistades, etc.

Salida del voluntariado.

Al igual que es importante cuidar la entrada y la permanencia del voluntariado, tener un protocolo para la salida de éste es necesario para no dejar posibles “heridas” abiertas.

Las salidas no siempre son como nos gustarían, por ejemplo hay voluntarios/as que sencillamente desaparecen sin decir nada o que, desgraciadamente fallecen.

También puede pasar que se les deba hacer salir forzosamente desde la dirección, pero lo más habitual es que el voluntariado avise de su salida.

En el último caso, es conveniente valorar si la persona debería tener algún espacio para despedirse de sus compañeros/as y personas a las que ha ayudado.

Además, también es bueno que desde la dirección se tenga una corta reunión con quien se va. En este encuentro lo importante es agradecer su labor valorando lo que ha hecho y darle herramientas para evaluar su experiencia y proponer mejoras.

Estatuto Interno del Voluntariado (EIV).

En Euskadi, la creación de este documento es necesaria sólo para entidades. Pero puede ser de utilidad también para proyectos comunitarios, ya que reúne todos los apartados mencionados anteriormente y ayudará a presentarse ante otras entidades y a darse a conocer a la población. A continuación, encontrarás un posible índice:

(1) Presentación de la entidad o proyecto. (2) Principios y valores que inspiran la participación del voluntariado. (3) Definición del voluntariado en la entidad. (4) Procedimientos y procesos de atención al voluntariado.

(5) Derechos y deberes de la persona voluntaria. (6) Criterios de admisión y exclusión del voluntariado. (7) Compromisos que toma el proyecto comunitario. (8) Documentación legal.