Documentación y protección de datos en un proyecto comunitario.

Creemos que siempre viene bien trabajar bajo el paraguas de otra asociación, una fundación, un centro educativo, una parroquia, etc. que permita usar su CIF para hacer algunas gestiones esenciales (pagar facturas, la póliza de seguro del voluntariado, recibir donaciones, etc.).

Si no es posible hacer estas gestiones, sigue habiendo algunos aspectos legales que se deben de cuidar en el proyecto comunitario.

Uno de ellos es la confidencialidad, y para ello hay que seguir lo que dicta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Es recomendable conocer la norma con detalle, pero a modo de resumen, a continuación te dejamos cinco pautas básicas.

(1) Los datos personales sólo se pueden usar para la finalidad con los que han sido recogidos.

(2) Cuando haya acabado la finalidad, los datos deben de ser borrados.

(3) Los datos no pueden ser accesibles a cualquier persona, si están en papel se deben guardar bajo llave, si es un archivo digital, se debe proteger con contraseña.

(4) La persona debe autorizar la cesión de sus datos personales (si es menor de 14 años deben autorizarlo sus tutores/as).

(5) No se deben compartir los datos personales con otros agentes sin autorización expresa de la persona.

Otro aspecto legal que hay que tener en cuenta es lo relacionado con la actividad voluntaria. Por un lado, muchas veces se desconoce que se puede realizar voluntariado a partir de los 12 años.

Para ello, las personas tutoras de la menor pueden firmar una autorización para que realice la actividad (siempre la deberá realizar en compañía de una persona mayor de edad).

En nuestra opinión es importante intentar expandir todo lo posible las edades con las que se pueda participar el proyecto, y no tener prejuicios de que una persona por ser muy joven o muy mayor no estará capacitada.

Otra cuestión importante es que si en el proyecto hay involucradas personas menores (ya sean voluntarias o destinatarias), todas las personas mayores de edad que estén de forma habitual en contacto con ellas deben de entregar el certificado negativo de delitos de naturaleza sexual.

Este certificado se obtiene por internet si se tiene DNI electrónico o CL@VE. Si no, se debe solicitar en alguna oficina del ministerio de justicia (normalmente las capitales de provincia). Es posible y muy práctico, que se le autorice a una persona para pedir los certificados de todo el grupo.

Por otro lado, al comenzar toda actividad voluntaria, y a poder ser una vez al año, se debe de firmar un acuerdo de incorporación, en el que se muestren los derechos y deberes de la persona que se incorpora.

Tampoco hay que olvidar que la actividad voluntaria no debe estar remunerada y no debe suponer un coste para quien la realiza (a excepción del traslado, que raras veces se cubre, especialmente si es dentro de la localidad).

Hacia la creación de una asociación.

La creación de una asociación exige bastante burocracia, pero cuando el proyecto alcanza cierta madurez seguro que merece la pena dar el paso:

(1) Antes de nada, se deben redactar unos estatutos. Esto no debería de llevar demasiado tiempo si se han trabajado todos los apartados de esta guía. Quizás sea algo complejo por el lenguaje técnico que hay que usar, pero pueden servir de ejemplo estatutos de otras asociaciones similares que seguro están en internet.

(2) Después de crear los estatutos, hay que realizar un acta fundacional, en la que las personas que forman parte de la junta directiva de la asociación (al menos tres), deben dejar por escrito el organigrama y la aprobación de los estatutos.

(3) Tercero, hay que abonar una tasa e inscribirse en el registro de asociaciones correspondiente y si todo está correcto, ¡tras unas semanas o meses se recibirá la confirmación!

Una vez creada la asociación, sigue habiendo responsabilidades que se deben cumplir anualmente.

Por ejemplo, hay que preparar un presupuesto anual, realizar un seguimiento de cuentas, convocar una asamblea general ordinaria, actualizar el libro de actas y el libro de socios/as, renovar la junta directiva, etc. ¡Pero ya llegará el momento de preocuparse de ello!

Para cerrar la guía, en los dos siguientes capítulos encontrarás entidades y bibliografía que esperamos sean de utilidad.