Boluntarioak erakartzea eta koordinatzea.

Profilak eta funtzioak definitzea.

Barne-kudeaketarako funtsezkoa da xehetasunez jakitea boluntario bakoitzak zer eginkizun izan behar duen. Horretarako, ariketa on bat boluntariotza ekintzako postuekin taula bat sortzea da, bakoitzean zenbat pertsona behar diren, izan behar dituzten gaitasunak eta funtzioak zehaztuta.

Jarraian, horren adibide bat azalduko dugu. Profilak eta funtzioak oso modu orokorrean deskribatzen dira, baina komeni da zertxobait espezifikoagoak izatea.

Profila	Funtzioak
ZUZENDARITZA
Kudeaketa- eta lidergo-trebetasunak. Jendaurrean hitz egiteko gaitasuna. Zereginak eskuordetzeko gaitasuna. Proiektuak diseinatzeko gaitasun handia. Gizarte-premiak ezagutzeko eta hautemateko gaitasun handia.	Proiektuaren ordezkaria. Kanpoko pertsonentzat kontaktua. Erreferenteen koordinazioa. Proiektuaren diseinua. Boluntariotza-plana diseinatzea. Proiektuaren hedapena. Prestakuntza-arduraduna. Kontabilitatea.
BOLUNTARIOEN KOORDINATZAILEA
Proiektuarekin konpromezu-maila handia duen pertsona. Egokitzeko gaitasuna eta malgutasuna. Gizarte-, kudeaketa- eta lidergo-trebetasunak. Prestakuntza-premiak hautemateko gaitasuna. Gatazka konplexuak konpontzeko gaitasuna. Autoikaskuntzarako gaitasuna.	Boluntarioak erakartzea. Boluntarioei harrera egitea. Boluntarioei laguntzea. Boluntarioen irteera.
AKTIBITATEEN ETA HELBURU DIREN PERTSONEN KOORD.
Proiektuarekin konpromezu-maila handia duen pertsona. Egokitzeko gaitasuna eta malgutasuna. Gizarte-, kudeaketa- eta lidergo-trebetasunak. Prestakuntza-premiak hautemateko gaitasuna. Gatazka konplexuak konpontzeko gaitasuna. Autoikaskuntzarako gaitasuna.	Hartzaileei harrera eta jarraipena egitea. Proiektuaren jardueraren koordinazioa. Jarduera-monitoreen koordinazioa. Materialaren arduraduna.
AKTIBITATE-MONITOREA
Proiektuan jarduerak antolatzeko motibazioa. Balio sozialak dituen pertsona arduratsua. Bere burua ebaluatzeko eta etengabe prestatzeko interesa duen pertsona. Talde-lanerako gaitasuna.	Jarduera prestatzea. Jardueren garapena.

Litekeena da ekintza boluntarioko postu gehiago sortu eta erantsi behar izatea proiektuan; are, etorkizunean, elkarte bat sortuz gero, idazkaritzako, diruzaintzako eta egiturarekin lotutako postuak ere zehaztu beharko dira. Bestalde, oso ohikoa da norbaitek aldi berean ekintza boluntarioko postu bat baino gehiago hartu behar izatea horretarako ardura duen pertsonarik ez dagoelako; eta horrek higadura handia dakar, gehiegi hartzen duenak ezin diolako orori eutsi. Beraz, garrantzitsua da horrelako egoerek ez oso luze irautea.

Gerta daiteke, halaber, pertsona bakar batentzat pentsatutako postu bat bik betetzea, adibidez, koordinaziokoek. Lan egiteko modu horrek arrakasta izan dezan, funtsezkoa da postuaren funtzioak banatzea, lana ez bikoizteko, eta etengabeko komunikazioa izan behar dute, bai antolatzeko bai nola sentitzen diren partekatzeko.

Boluntarioak erakartzea.

Normalean, elkar ezagutzen duten pertsonekin hasten da proiektua, baina uneren batean beharrezkoa izango da ordura arte ezezagunak ziren pertsonak sartzea. Boluntariotza denboran zehar etengabe erakartzea zeregin zailenetako bat da, ez konplexuena delako, baizik eta konstantzia handia behar delako eta motibazioa galtzea eragin dezakeelako.

Zergatik etengabeko erakarpena? Akats handi bat zera izaten da: boluntario gehiago behar direnean soilik bilaketa-lanak abiatzea. Hori egitearen desabantaila handienetako bat da beharrak bultzaturik soilik sartuko direla boluntario berriak, eta pertsona horietako gehienek ez dute epe luzerako konpromisorik hartzen. Saiatu behar da sartzen denak hausnartuta egin dezan, eta hori ez da egun batetik bestera lortzen.

Ahoz ahoko bidea da boluntariotzara erakartzeko hobekien funtzionatzen duena; aurrez aurreko jarduerak eta online ekintzak ere ondo datoz. Fisiko eta presentzialekin hasita, hainbat aukera daude, konplexutasun txikienetik handienera doazenak.

(1) Leku estrategikoetan kartelak jartzea.

(2) Kartelak banatzea eta azalpen txiki bat ematea.

(3) Stand bat muntatzea gune interesgarriren batean, eta dinamikak egitea arreta erakartzeko eta proiektuaren helburuak edo metodologia transmititzeko.

Internet agertu zenetik, eta bereziki sare sozialak, oso erabilgarriak dira online bidezko deialdi eta kaptazioak. Funtsezkoa da ezer argitaratu aurretik ondo pentsatzea zer transmititu nahi den, xede-publikoarengana eta taldeari interesatzen zaion hartzailearengana iristeko eta, bereziki, ekintzari zenbat denbora eskaini ahal izango dioten etorkizunean.

Hain zuzen, ez da gauza bera Instagram edo Tik Tok bezalako sare sozial batean kontu bat irekitzea, non aldian-aldian edukia igo behar den; edo testu, irudi edo bideo baten laguntzarekin Whatsapp bidez boluntarioak erakartzeko kanpaina egin behar denean. Azken horrek eduki hori prestatzeko eta intereseko talde edo pertsonei bidaltzeko denbora eta kalkulua beharko du.

Garrantzitsua da bilketak egitean proiektuko edo erakundeko boluntario guztiak kontuan hartzea; izan ere, zenbat eta pertsona gehiagok parte hartu, orduan eta esponentzialagoa izango da irismena. Estrategia gehiago aurki ditzakezu proiektuaren hedapenari buruzko 7. atalean.

Boluntarioak erakartzeko, akatsekin praktikatu eta ikasi behar da. Batzuetan ondo ateratzen dira eta beste batzuetan ez dute aurreikusitako emaitza positiborik izaten. Funtsezkoa da konstantea izatea. Lehen esan bezala, prozesu horrek motibazioa gal dezake. Sartzen diren pertsonak ez daude soilik egiten diren bilketa-kopuruaren mende; aitzitik, baita gizarte-egoeraren, ager daitezkeen beste proiektu batzuen eta bestelako eragileren mende ere. Desilusioak saihesteko modu bat da proiektuaren jarduera hiruhileko bakoitzaren hasieran dagoen boluntariotza-kopuruan oinarritzea.

Boluntarioei harrera egitea.

Norbaiti proiektua interesatzen zaionean, normalean interesduna posta elektronikoz edo telefonoz jarriko da harremanetan arduradunarekin. Lehen harremanaren ondoren, litekeena da banakako elkarrizketa bat egiteko unea izatea (edo taldekoa, eskaera gehiegi badaude).

Gomendagarria da elkarrizketetarako protokolo bat izatea eta beti pauso berberak jarraitzea. Elkarrizketa laburra (15 minutu) edo luzea (ordubete) izan daiteke, baina funtsezkoa da arduradunak elkarrizketa amaitzea, honako hau gogoan duelarik:

(1) Zerk bultzatzen duen interesduna boluntariotza egitera.

(2) Zer eskumen dituen borondatezko ekintza-posturako.

(3) Zer prestasun izango duen epe laburrean.

Bestalde, interesdunari hau jakinarazi beharko litzaioke:

(1) Proiektuaren antolamendua eta helburuak.

(2) Egin beharreko funtzioak.

(3) Jarraitu beharreko arau nagusiak.

Batzuetan, lehenengo elkarrizketa amaitzen denean, interesdunak onartzea erabakitzen da; horretarako, legezko dokumentu batzuk betetzea oso komenigarria da. 11. atalean, lege- eta konfidentzialtasun-alderdiei buruzkoan, prozesuaren xehetasunak aurkituko dituzu.

Hala ere, gure gomendioa da beti egun batzuk uztea interesdunak pentsa dezan eta balora dezan ea benetan prest dagoen eta konpromezurako gogoa duen. Esteka honetan boluntariotza erakartzeari eta koordinatzeari buruzko edukiak aurkituko dituzu.

Boluntarioei laguntzea.

Pertsona bat izan behar da, gutxienez, proiektuarekin lotutako boluntarioei eta sartzen ari diren pertsona berriei laguntzeko arduraduna. Boluntarioak erakartzeko deialdia planifikatzeaz, elkarrizketak egiteaz, paperak egiteaz eta harremandutako zereginekin arduratzen den pertsona bera izan daiteke.

Baina pertsona hori eguneroko jardueran ez badago, hobe da aldian-aldian eta gertuko tratua izango duen norbait izatea. Laguntza on bat honako pieza hauekin osaturik egon beharko litzateke: komunikazioa, jarraipena, prestakuntza, ebaluazioa, parte-hartzea eta aintzatespena.

Proiektu komunitarioko pertsona bakoitzak behar desberdinak izango ditu une berean, baina egokiena da guztiek pieza horiek osatutako laguntza jaso ahal izatea. Zoritxarrez, arduradunek eta, bereziki, zuzendariak ez dute zaintzen edo laguntzen duen inor izango, eta, horregatik, garrantzitsua da aldian-aldian biltzea sentitzen dutenaz hitz egiteko. Zerbait hartzera joatea ere aukera bat izan liteke!

Erreleboa sustatzeko eta proiektua sendotzeko metodologiak.

Boluntariotzari laguntzen dion pertsona bat gutxienez edukitzeaz gain, hainbat ohitura ezartzeak proiektuaren etorkizunerako erronka garrantzitsuenetako bi lortzen lagun dezake: batetik, errelebo on bat lortzea eta, bestetik, elkarte bat osatzeko talde sendo bat izatea.

Sarritan, proiektu baten zailtasuna ez da pertsona faltagatik izaten, baizik eta zuzendaritza-postuak hartzeko prest dauden pertsonen faltagatik.

Ona da erronka horri egunero aurre egitea, eta ez bakarrik ardura duten pertsonek beren burua proiektutik gertu ikusten dutenean. Horretarako, boluntarioek proiektuko jarduera guztietan parte hartzea sustatuko duten ohiturak sortu behar dira; hots, jardueraren eta gobernu-arloaren arteko aldea murriztu behar da.

Eten hori murrizteko errezeta asko daude, baina guztietan funtsezkoena da horien alde egiten dutenak boluntarioekin batera dauden pertsonak ez ezik, erantzukizuneko postuak dituzten pertsona guztiak ere izatea.

Errezeta horietako batzuk izan daitezke:

(1) Gardentasun-ekintzak aplikatzea, adibidez, zuzendaritzaren bileren akta bidaltzea.

(2) Bilera horiek irekitzea interesdun oro joan dadin, eta, noski, horietan parte hartzera animatzea (ez kezkatu, arraroa izango da pertsona gehiegi joatea).

(3) Boluntarioei gai garrantzitsuei buruz modu pribatuan galdetzea.

(4) Lantalde txikiak osatzea erronkaren bat lantzeko.

(5) Aisialdiko jarduerak sustatzea boluntarioen artean, eta, horrela, lankidetzarako harremanak sortzea.

Boluntarioen irteera.

Boluntarioen sarrera eta egonaldia zaintzea garrantzitsua den bezala, taldetik irteteko protokolo bat izatea beharrezkoa da, zauri irekiak geldi ez daitezen. Irteerak ez dira beti gustatuko litzaizkigukeen bezalakoak; zenbaitetan, boluntario batzuk desagertu egiten dira ezer esan gabe, edo, zoritxarrez, zendu egiten dira.

Gerta daiteke, halaber, zuzendaritzatik nahitaez aterarazi behar izatea, baina ohikoena izaten da boluntarioek irteeraren berri ematea da.

Azken kasuan, komeni da baloratzea ea pertsonak tarteren bat izan beharko lukeen lankideei eta lagundu dien pertsonei agur esateko.

Gainera, ona da zuzendariak bilera labur bat izatea joaten denarekin. Topaketa honetan, garrantzitsuena da egindako lana eskertzea eta bere esperientzia ebaluatzeko eta hobekuntzak proposatzeko tresnak ematea.

Boluntarioen barne estatutua.

Euskadin, dokumentu hau erakundeentzat bakarrik da beharrezkoa. Baina auzolan proiektuetarako ere baliagarria izan daiteke, arestian aipatutako atal guztiak biltzen baititu, eta beste erakunde batzuen aurrean aurkezten eta herritarrei ezagutarazten lagunduko baitie. Jarraian, aurkibide posible bat aurkituko duzu.

(1) Erakundearen edo proiektuaren aurkezpena. (2) Boluntariotzaren parte-hartzea inspiratzen duten printzipioak eta balioak. (3) Erakundeko boluntariotzaren definizioa. (4) Boluntarioei arreta emateko prozedurak.

(5) Boluntarioaren eskubideak eta betebeharrak. (6) Boluntariotza onartzeko eta baztertzeko irizpideak. (7) Auzolan proiektuak hartzen dituen konpromisoak. (8) Legezko dokumentazioa.